Servizio di dropshipping B2B Polaris Audio
Versione 1.0 — 23/08/2026
1. Parti e ruolo privacy
Il presente Accordo disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Polaris Audio S.r.l. nell’ambito delle spedizioni in dropshipping richieste dai Rivenditori Autorizzati.
Ai fini del presente Accordo:
- il Rivenditore opera quale Titolare del trattamento dei dati personali dei propri clienti e destinatari;
- Polaris Audio S.r.l. opera quale Responsabile del trattamento limitatamente alle attività svolte per conto del Rivenditore ai fini dell’evasione, gestione e consegna delle spedizioni.
Il presente Accordo costituisce nomina a Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.
2. Oggetto e durata del trattamento
Polaris Audio tratta i dati personali comunicati dal Rivenditore esclusivamente nella misura necessaria per:
- predisporre ed evadere gli ordini;
- organizzare la spedizione;
- gestire la consegna al destinatario;
- comunicare con il destinatario quando necessario per finalità logistiche;
- gestire eventuali problemi, resi autorizzati, assistenza o attività post-spedizione;
- agevolare future spedizioni richieste dal medesimo Rivenditore al medesimo destinatario.
Il trattamento prosegue per tutta la durata del rapporto B2B e, successivamente, per il periodo eventualmente necessario alla gestione delle attività ancora pendenti o degli obblighi previsti dalla legge.
3. Categorie di interessati
I dati possono riguardare:
- clienti finali del Rivenditore;
- destinatari delle spedizioni;
- persone di contatto indicate dal Rivenditore;
- eventuali referenti presso il luogo di consegna.
4. Categorie di dati personali
Possono essere trattati esclusivamente i dati necessari alla gestione della spedizione, quali:
- nome e cognome;
- indirizzo di consegna;
- località, CAP, provincia e Paese;
- numero di telefono;
- indirizzo e-mail;
- eventuale società o organizzazione destinataria;
- informazioni strettamente necessarie alla consegna;
- riferimenti dell’ordine o della spedizione.
Non è previsto il trattamento intenzionale di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR.
5. Istruzioni del Rivenditore
Polaris Audio tratta i dati personali esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Rivenditore e per le finalità previste dal presente Accordo.
La trasmissione dei dati attraverso l’ordine B2B e la richiesta di spedizione in dropshipping costituiscono istruzione documentata a Polaris Audio per l’esecuzione delle attività necessarie alla spedizione.
Polaris Audio non utilizza i dati dei destinatari per proprie campagne marketing, attività promozionali autonome o vendita diretta.
Qualora Polaris Audio ritenga che un’istruzione del Rivenditore possa violare la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, ne informa il Rivenditore nei limiti previsti dalla legge.
6. Obblighi del Rivenditore
Il Rivenditore garantisce:
- di avere una valida base giuridica per raccogliere e trattare i dati dei destinatari;
- di poter legittimamente comunicarli a Polaris Audio ai fini dell’esecuzione della spedizione;
- di aver fornito agli interessati le informazioni privacy richieste dalla normativa;
- che i dati trasmessi siano pertinenti, corretti e aggiornati;
- di non comunicare dati eccedenti rispetto a quelli necessari alla spedizione.
Il Rivenditore resta responsabile del rapporto privacy con il proprio cliente finale e dell’esercizio delle funzioni proprie del Titolare del trattamento.
7. Conservazione e riutilizzo dei destinatari
Polaris Audio può conservare nei propri sistemi gestionali interni i dati dei destinatari comunicati dal Rivenditore, associandoli al Rivenditore che li ha forniti.
La conservazione può essere utilizzata per agevolare successive spedizioni richieste dal medesimo Rivenditore verso il medesimo destinatario.
I dati conservati per conto di un Rivenditore:
- non sono resi disponibili ad altri Rivenditori;
- non vengono utilizzati per finalità commerciali autonome di Polaris Audio;
- non vengono utilizzati per stabilire autonomamente un rapporto commerciale con il destinatario.
Qualora lo stesso destinatario sia indicato da Rivenditori diversi, le relative informazioni e i relativi rapporti vengono gestiti separatamente.
8. Riservatezza
Polaris Audio garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali siano vincolate da obblighi di riservatezza o da equivalenti obblighi di natura legale o contrattuale.
L’accesso ai dati è limitato ai soggetti che ne abbiano necessità per l’esecuzione delle attività previste.
9. Misure di sicurezza
Polaris Audio adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio ai sensi dell’art. 32 GDPR, tenendo conto della natura dei dati, delle finalità del trattamento e dello stato dell’arte.
Le misure comprendono, ove applicabili:
- controllo degli accessi;
- credenziali individuali;
- limitazione dei privilegi;
- protezione dei sistemi e delle infrastrutture;
- backup;
- aggiornamento dei sistemi;
- tracciamento delle attività amministrative rilevanti;
- procedure per la gestione degli incidenti;
- misure volte a garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.
10. Vettori e altri sub-responsabili
Il Rivenditore autorizza in via generale Polaris Audio a ricorrere ai soggetti necessari all’esecuzione del servizio, inclusi vettori, operatori logistici e fornitori di servizi tecnici che trattino dati personali per conto di Polaris Audio.
Polaris Audio garantisce che gli eventuali sub-responsabili siano vincolati da obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli previsti dal presente Accordo.
In caso di sostituzione o introduzione di sub-responsabili che comportino modifiche rilevanti al trattamento, Polaris Audio fornirà al Rivenditore le informazioni necessarie secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.
11. Diritti degli interessati
Polaris Audio assiste il Rivenditore, nei limiti applicabili e tenuto conto della natura del trattamento, nell’evasione delle richieste degli interessati relative ai propri diritti.
Qualora Polaris Audio riceva direttamente una richiesta da un destinatario relativa ai dati trattati per conto di un Rivenditore, la trasmette al Rivenditore competente, salvo che la normativa imponga un diverso comportamento.
12. Violazioni dei dati personali
In caso di violazione dei dati personali che riguardi dati trattati per conto del Rivenditore, Polaris Audio informa il Rivenditore senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuta a conoscenza.
La comunicazione contiene, nei limiti delle informazioni disponibili:
- natura dell’incidente;
- categorie di dati coinvolti;
- categorie di interessati;
- possibili conseguenze;
- misure adottate o previste per contenere l’incidente.
Polaris Audio collabora con il Rivenditore per consentirgli di adempiere agli obblighi previsti dagli artt. 33 e 34 GDPR.
13. Valutazioni di impatto e autorità di controllo
Polaris Audio presta al Rivenditore, nei limiti ragionevoli e tenuto conto delle informazioni a propria disposizione, l’assistenza necessaria per:
- valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati;
- consultazioni preventive con l’autorità di controllo;
- dimostrazione della conformità ai trattamenti effettuati nell’ambito del servizio.
14. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Polaris Audio non trasferisce intenzionalmente i dati personali fuori dallo Spazio Economico Europeo nell’ambito del servizio, salvo ove ciò sia necessario per l’utilizzo di fornitori o servizi autorizzati e nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR.
Qualora un trasferimento internazionale divenga necessario, Polaris Audio assicura che sia utilizzato un meccanismo di trasferimento conforme alla normativa applicabile.
15. Cancellazione, restituzione e cessazione del rapporto
Alla cessazione del rapporto B2B, Polaris Audio, su richiesta del Rivenditore, cancella o restituisce i dati personali trattati per conto del Rivenditore, salvo che la conservazione sia richiesta dalla normativa applicabile o sia necessaria per la gestione di rapporti o procedimenti ancora pendenti.
La cessazione del rapporto non impone la cancellazione di dati che Polaris Audio debba conservare autonomamente per obblighi di legge propri; in tal caso tali dati non saranno più trattati per le finalità del presente Accordo.
16. Informazioni, verifiche e audit
Polaris Audio mette a disposizione del Rivenditore le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi derivanti dall’art. 28 GDPR.
Il Rivenditore può richiedere verifiche o audit ragionevoli relativi ai trattamenti disciplinati dal presente Accordo, con modalità concordate che non compromettano sicurezza, riservatezza, continuità operativa o diritti di terzi.
17. Responsabilità delle parti
Ciascuna parte resta responsabile degli obblighi che il GDPR e la normativa applicabile le attribuiscono in base al proprio ruolo.
Il Rivenditore resta responsabile della liceità della raccolta e comunicazione dei dati e delle istruzioni impartite.
Polaris Audio resta responsabile del rispetto degli obblighi direttamente applicabili al Responsabile del trattamento e delle istruzioni ricevute dal Rivenditore.
18. Rapporto con le Condizioni B2B
Il presente Accordo integra le Condizioni B2B per Rivenditori Autorizzati Polaris Audio per quanto riguarda il trattamento dei dati personali connesso alle spedizioni in dropshipping.
In caso di contrasto tra le Condizioni B2B e il presente Accordo relativamente al trattamento dei dati personali, prevalgono le disposizioni del presente Accordo.
19. Legge applicabile
Il presente Accordo è disciplinato dal Regolamento UE 2016/679, dalla normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali e, per quanto non diversamente previsto, dalla legge italiana.
Per le controversie relative al presente Accordo si applicano le disposizioni sulla competenza previste nel rapporto B2B, fatti salvi i poteri e le competenze inderogabili delle autorità di controllo.